La Cnil a commencé par rédiger une recommandation relative aux modalités de collecte d’informations nominatives en milieu scolaire et dans l’ensemble du système de formation [1] :

Recommandation relative aux modalités de collecte d’informations nominatives en milieu scolaire et dans l’ensemble du système de formation

La Commission nationale de l’informatique et des libertés,

Vu [...]

Considérant qu’il convient d’entendre, par questionnaire scolaire, toute collecte d’informations à caractère directement ou indirectement nominatif adressée à l’élève, à l’étudiant, à l’apprenti, au stagiaire ou à sa famille dans le cadre de l’enseignement primaire, secondaire et supérieur des secteurs public et privé ainsi que dans l’ensemble de l’appareil de formation ;

Considérant que la présente recommandation s’applique à toute opération de recueil d’informations, quels que soient le support et la finalité de celle-ci ;

En ce qui concerne la nature des informations recueillies :

Rappelle que les informations demandées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont sollicitées ;

Que la conservation ou la mise en mémoire des informations à caractère racial, politique, philosophique, religieux ou syndical est interdite, sauf accord écrit de l’intéressé lui-même, lorsque celui-ci est majeur ou émancipé, ou de son représentant légal ;

Estime que les réponses aux questions concernant l’appartenance à une association de parents d’élèves sont susceptibles de faire apparaître les opinions politique, religieuse ou syndicale des intéressés ; qu’à ce titre, leur recueil est subordonné à l’accord écrit de ceux-ci ;

Que, de la même manière, les informations susceptibles de porter atteinte à la vie privée des élèves ou de leurs familles, en particulier celles relatives à la santé ou à la vie sexuelle, ne doivent être recueillies qu’avec l’accord écrit des intéressés ;

En ce qui concerne l’information préalable des intéressés :

Rappelle que, en vertu des dispositions de l’article 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, les personnes auprès desquelles sont recueillies des informations nominatives doivent être informées :

• du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à chacune des questions ;
• des éventuelles conséquences à leur égard d’un défaut de réponse ;
• des destinataires des informations collectées ;
• de l’existence d’un droit d’accès et de rectification aux informations les concernant ;

Que, lorsque de telles informations sont recueillies par voie de questionnaires écrits, ceux-ci doivent comporter la mention de ces indications ;

Estime que, lorsque les informations sont recueillies par tout autre procédé, les indications énumérées ci-dessus doivent être préalablement et par tous moyens portées à la connaissance des intéressés ;

Que, lorsque ces informations concernent des personnes autres que celle auprès de laquelle elles seront recueillies, ces personnes doivent en être préalablement informées ;

En ce qui concerne les tests psychotechniques et psychologiques :

Estime que les tests et épreuves à caractère psychotechnique ou psychologique constituent une collecte d’informations nominatives au sens de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;

Que, dès lors, l’accord écrit du responsable légal d’un élève mineur doit être recueilli préalablement à l’organisation de tels tests ou épreuves.

Par la suite, la Cnil a rédigé deux “normes simplifiées” : l’une relative aux élèves de l’enseignement secondaire (N° 29), l’autre relative aux élèves des écoles maternelles et primaires (N° 33).

Le début est quasiment le même pour les deux “normes”. Voici le début de la norme N° 29 – les différences avec la norme N° 33 seront signalées.

Début des normes N° 29 et N° 33

Considérant que, pour l’application de l’article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l’ensemble des conditions que doivent remplir les catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risque d’atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l’objet d’une déclaration simplifiée ;

Considérant que la collecte de la nationalité par les établissements scolaires a pour seule finalité l’établissement de traitements statistiques anonymes par le Ministère de l’éducation nationale ; [ce considérant ne figure pas dans la circulaire N° 33]

Considérant que certains traitements informatisés portant sur la gestion administrative, comptable et pédagogique des écoles et des établissements d’enseignement secondaire du secteur public et du secteur privé sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l’article 17 susvisé ;

Décide :

Article 1er

Pour faire l’objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d’informations nominatives visés ci-dessus doivent :

• ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l’exercice du droit individuel d’accès ; [2]
• ne donner lieu à des interconnexions et des cessions autres que celles nécessaires à l’accomplissement des fonctions énumérées à l’article 2 ci-dessous ;
• comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations ainsi que la garantie des secrets protégés par la loi ;
• satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 6 ci-dessous.

Pour le secondaire - Voici comment se poursuit la norme N° 29, Norme simplifiée relative à la gestion administrative, comptable et pédagogique des écoles et des établissements d’enseignement secondaire du secteur public et privé
 [3].

Suite de la norme N° 29

Article 2 - Finalité des traitements

Les traitements ne doivent pas avoir d’autres fonctions que :

• a) L’édition de listes alphabétiques générales d’élèves, comportant éventuellement l’indication des diplômes obtenus par ces derniers, de certificats de scolarité, de listes de parents d’élèves ou de leurs responsables légaux, de listes d’élèves répartis par classe, par commune de résidence et par catégorie (interne, externe, demi-pensionnaire), de listes d’élèves boursiers et d’étiquettes-adresses ;
• b) L’établissement de statistiques anonymes relatives à l’état général des effectifs sur la base des informations limitativement énumérées à l’article 3 ;
• c) Le calcul des droits constatés, l’édition de factures, le paiement des frais scolaires et le versement des bourses ;
• d) Le dénombrement des absences des élèves ;
• e) L’édition périodique de bulletins de notes comportant éventuellement le calcul de moyennes, ainsi qu’un état récapitulatif annuel des notes en vue de l’orientation et des examens ;
• f) De répondre aux obligations d’information qui incombent aux établissements scolaires en vertu des textes en vigueur.

Article 3 - Catégories d’informations traitées

En application des articles 30 et 31 de la loi du 6 janvier 1978 les informations traitées ne doivent pas concerner les infractions, condamnations ou mesures de sûreté et ne doivent pas faire apparaître, ni directement ni indirectement, les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques, religieuses ou les appartenances syndicales des personnes.

Dès lors que les dispositions de l’article 27 de la loi du 6 janvier 1978 ainsi que celles de la délibération relative aux modalités de collecte d’informations nominatives en milieu scolaire susvisées ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes :

• a) Identité de l’élève : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresse, nombre de frères et soeurs scolarisés, nationalité : en vue de l’établissement par le Ministère de traitements statistiques anonymes ;
• b) Identité du responsable légal de l’élève : nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone du domicile et professionnel, catégorie socio-professionnelle (code INSEE), mode de règlement, identité bancaire ou postale dans la mesure où l’intéressé consent à la communiquer, autorisation de communiquer son adresse aux associations de parents d’élèves ;
• c) Scolarité de l’élève : établissement d’origine, classe, groupe, division fréquentés et options suivies pendant l’année scolaire en cours et l’année scolaire antérieure ; année d’entrée dans l’établissement, position (non-redoublant, redoublant, triplant), décision d’orientation et décision d’affectation, notes, noms des enseignants ;
• d) Situation financière : nombre de parts de bourse, catégorie (interne, externe, demi-pensionnaire), remises et réductions.

Article 4 - Durée de conservation

A l’exception de celles concernant la classe, le groupe, la division fréquentés et des options suivies au cours de l’année scolaire précédente qui peuvent être conservées pendant deux années scolaires, les informations relatives à la scolarité des élèves ainsi qu’à leur situation financière visées à l’article 3 c et d ne doivent pas être conservées au-delà de l’année scolaire pour laquelle elles ont été enregistrées, sauf dispositions légales contraires ;

Les informations relatives à l’identité de l’élève ainsi que de son responsable légal visées à l’article 3 a et b ne doivent pas être conservées au-delà du départ de l’élève de l’établissement.

Article 5 - Destinataires des informations

Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, être destinataires des informations strictement nécessaires à l’accomplissement de leurs missions :

• a) le service administratif et le service d’intendance de l’établissement ;
• b) les conseillers d’information et d’orientation ;
• c) les enseignants et l’équipe pédagogique de l’élève concerné ainsi que les jurys d’examens pour les seules informations relatives à la position de l’élève (non-redoublant, redoublant, triplant), aux options choisies et aux notes obtenues par celui-ci ;
• d) les associations de parents d’élèves pour les adresses des parents ou des responsables légaux des élèves ayant autorisé la transmission de cette information ;
• e) le maire de la commune de résidence de l’élève aux fins de contrôle de l’obligation scolaire ;

Seules peuvent être communiquées à l’extérieur de l’établissement, en respectant les procédures prévues par le décret au 17 juillet 1984 susvisé, les informations concernant les élèves destinées :

• A l’élaboration et la diffusion de statistiques relatives au fonctionnement du système éducatif ;
• A des tirages d’échantillons de population afin d’effectuer des enquêtes et études statistiques ;

Sauf disposition légale contraire, toute autre information nominative ne peut être communiquée à des tiers qu’avec l’accord écrit de l’élève lui-même, lorsque celui-ci en a la capacité, ou de son responsable légal.

Article 6 - Enregistrement et traitements complémentaires

Les traitements dont les finalités sont conformes à celles définies à l’article 2 et qui comportent l’enregistrement d’informations n’appartenant pas aux catégories limitativement énumérées à l’article 3 ou aboutissant à la transmission d’informations à des destinataires autres que ceux définis à l’article 5 doivent faire l’objet, selon qu’ils relèvent de l’article 15 ou de l’article 16 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, d’une demande d’avis ou d’une déclaration ordinaire.

Pour le primaire - Voici comment la norme N° 33 se poursuit , Norme simplifiée relative aux traitements automatisés d’informations nominatives mis en oeuvre par les communes, concernant la gestion des élèves inscrits dans les écoles maternelles et élémentaires [4].

Suite de la norme N° 33

Article 2 - Finalité des traitements

Les traitements ne doivent pas avoir d’autres fonctions que :

1. - le contrôle de l’obligation scolaire ;
2. - la gestion des inscriptions scolaires ;
3. - l’établissement de listes répartissant les élèves par écoles
4. - l’établissement de statistiques permettant de connaître les mouvements de population scolaire, d’implantation d’équipements scolaire, la création d’activités complémentaires à l’enseignement (éducatives, sportives, culturelles).

Article 3 - Informations traitées

Dès lors que les dispositions de l’article 27 de la loi du 6 janvier 1978 ont été respectées lors de leur recueil, le traitement ne doit faire usage que des informations suivantes :

1. - identité de l’enfant en âge scolaire : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresse ;
2. - identité et adresse du responsable légal ;
3. - profession du responsable légal ;
4. - classe de l’élève ;
5. - école fréquentée, s’il s’agit d’un établissement public, et date d’entrée dans cette école ;

Article 4 - Destinataires des informations

Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions, être destinataires des données les autorités et services suivants, de la commune de résidence de l’enfant et de la commune où est scolarisé l’enfant, si celle-ci diffère de la première :

1. - le maire ;
2. - l’adjoint au maire chargé des affaires scolaires ;
3. - le secrétaire de mairie sur délégation du maire ;
4. - le service des affaires scolaires ;
5. - Ainsi que : les directeurs d’établissement scolaires pour ce qui concerne les élèves affectés dans leur établissements ;
6. - l’inspecteur d’académie.

Article 5 - Durée de conservation

Les informations nominatives concernant les enfants et leurs responsables légaux ne doivent pas être conservées au-delà de la durée légale d’obligation scolaire ou du départ de l’enfant de la commune.

Article 6 - Enregistrement et traitements complémentaires

Les traitements dont les finalités sont conformes à celles définies à l’article 2 et qui comportent l’enregistrement d’informations n’appartenant pas à celles limitativement énumérées à l’article 3 ou aboutissant à la transmission d’informations à des destinataires autres que ceux définis à l’article 5, doivent faire l’objet d’une demande d’avis.